프로의 비즈니스 이메일 노하우5

직장 생활하면 거의 매일 메일을 쓴다. 하지만 비즈니스 이메일을 어떻게 쓰는지 제대로 배운 사람은 드물다.

상사, 동료, 고객, 거래처, 관공서 등과 업무 연락을 메일로 한다. 내용도 여러가지다. 업무 진행 현황, 계획, 의견을 묻거나 제품이나 솔루션의 소개, 미팅 약속, RFI, RFQ, RFP, Award, 일정과 품질에 대한 불만이나 사과, 협의 등 회사에서 메일은 커뮤니케이션의 중요한 툴 이다.

최근 들어 메일 외에 카톡, 텔레그램, WhatsApp, WeChat, Line과 같은 범용 Talk 어플 ,Teams, Slack과 같은 Team 협업 Tool을 활용하는 경우가 많아지고 있다. 메일 대비 커뮤니케이션 속도가 빠르기 때문이다.

SNS Talk Tool이 편리하기는 하지만 메일이 기록으로서 좀 더 공식적이고 보안이 강하며, 내용과 길이에 제약이 (거의) 없기 때문에 빠르게 커뮤니케이션을 해야 하는 경우를 제외하고는 메일을 쓴다.

직장에서 프로의 비즈니스 이메일 쓰는 노하우를 소개하고자 한다.

프로는 비즈니스 이메일을 어떻게 쓸까?

회사 메일은 사업 이슈를 다루기에 Business적으로 적어야 한다.

제목은 메일 내용의 주제를 간략하게 적는다.
받는 사람이 제목만 봐도 어떤 내용이라는 것이 짐작 가는 Key word나 문구를 적는 것이 좋다.
예를 들어, 일정을 확인 하는 메일 이라면, [일정 확인 요청], [일정 문의] 라고 적는다.
‘안녕하세요’ 랄지 ‘인사 드립니다.’, ‘000사의 xx입니다.’ 는 아니다.
수신자는 최대한 적게 적는다.
내용에 따라 다르겠지만 수신자는 그 메일을 보고 바로 어떤 Action을 취해야 할 사람만 적는다. 만약 조치를 취해야 할 사람이 한 명이면 그 한 사람만 수신자로 적어라. 실행을 할 사람은 아니지만, 그 메일 내용을 알아야 하는 사람이 있다면 참조자로 적어라. 참조자도 최소화 해야 한다.
메일 확인하는 것도 시간을 쓰는 일이다. 상대방에게 민폐일 수도 있다.
비밀참조(Bcc)에 수신자를 넣어서 어떤 사람에게 메일이 갔는지 서로 모르게 하는 경우도 있지만, Bcc로 메일을 받은 사람이 참조자나 수신자에게 메일 회신할 수도 있으므로 혹시 이해가 상충할 경우 조심해야 한다.
내용은 최대한 간결하게, 전하고 싶은 메세지를 구체적으로 적어야 한다. 메일을 읽은 사람이 ‘아. 이것을 언제까지 회신해야 겠구나’ 랄지 ‘이런 action을 해야겠다’는 생각이 들어야 한다.

내용의 서두에 바로 핵심 메세지를 적는 것도 좋다.
(서두에 핵심 메세지, 이유, 마무리에 재강조)

좋은 사례를 예로 들면,
홍길동님,
PO123번의 일정 회신을 해 주십시오.

저희가 주문한 모델 000의 납기 산정 중인데,
가능 일정을 알려 주시면 저희가 업무 처리하는데 도움이 될 것 같습니다.

안 좋은 사례는,
홍길동님,
안녕하십니까. 000사 xxx팀 임꺽정 입니다. 추운 날씨에 건강하신지요? 저는 코로나로 몇 일 고생했습니다…….
(주절 주절 빙빙~~도대체 무슨 얘기를 하려는 거야)

메일 주소를 보는 순간 누가 보냈는지 다 안다.
간결하게 핵심 메세지만 적는 것이 좋다.
이모티콘은 사용하지 않는 것이 좋다.
예를 들어,“ ^^, ㅠ.ㅠ, ~다… ” 와 같이 감정을 나타내는 이모티콘은 적지 말자.
어떤 상황에서도 최대한 정중하게 써야 한다.
화가 났거나 감정이 안 좋을 때는 메일 작성, 회신, 즉답을 미루고 마음이 차분해 졌을 때 보내는 것이 좋다. 좋은 내용이든 안 좋은 내용이든 최대한 정중하게 쓰자.
상대방의 이해 수준에 맞게 말하듯 적는다. 메일을 읽고 상대방이 무슨 의미인지 알 수 있어야 한다.
이렇게 적으면 상대방이 이해할까 생각하면서 메일을 작성한다.
내용을 다 적고 나서 불필요한, 중복된 조사나 부사, 표현이 없는지 살펴보고 만약 있다면 덜어내라. 또 읽어보고 의미 전달에 굳이 없어도 되는 것이 있으면 또 덜어낸다. 최대한 덜어 내는 것이다.
국가별로 메일 예절이 다르다. 그 나라의 메일 문화를 조사해서 사용한다.(미국, 일본, 독일, 등)